從紙質(zhì)文件到數(shù)字流程的轉(zhuǎn)變不僅可以幫助地方政府在非典新冠肺炎大流行危機中降低資源和勞動力成本，還可以使服務(wù)在未來更容易獲得。

長期以來，私營部門已經(jīng)認(rèn)識到數(shù)字規(guī)劃對生存至關(guān)重要。在所有企業(yè)中，89%的企業(yè)采用了數(shù)字優(yōu)先業(yè)務(wù)戰(zhàn)略或計劃這樣做，而55%沒有進行數(shù)字轉(zhuǎn)型的企業(yè)認(rèn)為不到一年就失去了市場份額。

這些努力得到了回報:Adobe的一項研究發(fā)現(xiàn)，優(yōu)先考慮數(shù)字計劃的公司實現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)的可能性比同行高64%。

業(yè)務(wù)連續(xù)性計劃對公共和私營部門同樣重要。今天這是SARS-CoV-2中的大流行；明天可能是颶風(fēng)或火災(zāi)。這些連續(xù)性計劃的核心是數(shù)字戰(zhàn)略。然而，不幸的是，許多政府服務(wù)在數(shù)字化方面落后于私營部門。

我與政府合作了超過25年來制定這些數(shù)字戰(zhàn)略，我看到采取重要數(shù)字措施的政府發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前的危機比尚未采取的行動更容易解決。例如，數(shù)字化地區(qū)的房主希望利用低再融資率，并可以將合同轉(zhuǎn)移到他們家中的財產(chǎn)上。

但這不僅是一個促進或改善公共事業(yè)的問題，也是一個使危機更容易管理的問題。這些落后的政府現(xiàn)在應(yīng)該考慮如何繼續(xù)為居民提供必要的遠(yuǎn)程服務(wù)或減少人員數(shù)量以應(yīng)對未來的危機。

這意味著使用一個系統(tǒng)為公民提供低成本的數(shù)字獲取文件的途徑，從而取代去政府部門找紙質(zhì)文件的辛苦工作。這些措施可以保護重要記錄，提高政府工作人員的效率。它們產(chǎn)生收入是因為政府可以對訪問這些記錄收費，而無需人工搜索記錄的人工成本。

地方政府有幾十年甚至幾百年的紙質(zhì)記錄，從土地記錄和法院記錄到出生證明和地圖。這些物理文件很難搜索，存儲成本也很高。跟蹤物理文件通常需要幾天時間。

將實物文件數(shù)字化并建立記錄管理系統(tǒng)后，信息收集變得更加簡單。法官、律師和執(zhí)法人員可以登錄該系統(tǒng)，搜索和下載所需記錄的數(shù)字副本。市民可以在幾秒鐘內(nèi)在線或通過電話找到所需的文件，并可以提醒他們所記錄的潛在欺詐活動。

一旦文件被掃描成數(shù)字格式(通常從當(dāng)前文件開始并向后移動)，就可以在使用記錄管理、法院或陪審團系統(tǒng)時進行搜索、管理和立即檢索。最終結(jié)果是為政府工作人員和公眾提供一個更快、更有效、更方便移動設(shè)備的流程。

云托管存儲解決方案通常是最佳選擇。它們靈活，適合移動設(shè)備，價格便宜，易于擴展；通常，可以通過購買新的物理服務(wù)器并以很低的成本在現(xiàn)場部署來增加計算和存儲容量。

數(shù)字化的地方政府部門也將提供有價值的歷史服務(wù)，在未來的很長一段時間里，這將造福于他們的后代。例如，自1620年以來，馬薩諸塞州的普利茅斯已經(jīng)索引了100多萬份文件和土地記錄，包括五月花號上起草的文件。他們還復(fù)制了普利茅斯登記處的原始手寫文件，都是用17世紀(jì)的草書寫的。為后代保存這些文件對于保存美國的歷史遺產(chǎn)非常重要。

最好是從現(xiàn)在開始掃描每一個進來的文件，開始數(shù)字化的過程，然后根據(jù)可用的資金在時間上倒退，以10到20年為增量掃描文件。

在今天的數(shù)字世界中，我們很幸運擁有保護我們國家記錄的技術(shù)，并使那些需要記錄的人能夠快速訪問它們。未來，政府將通過簡單、精簡和用戶友好的工具為選民服務(wù)，從而消除公眾的繁文縟節(jié)污名，使雙方的體驗更加輕松愉快。

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